Onboarding - das Ankommen erleichtern

Binden Sie Ihre neue Mitarbeiterin oder Ihren neuen Mitarbeiter bereits vor der Einreise aktiv ein. Dies kann durch virtuelle Treffen, Termine zum Kennenlernen mit dem Team oder kurze Vorstellungen des Arbeitsalltags und des Unternehmensumfelds geschehen. Digitale Formate wie Willkommensvideos, Team-Meetings per Video oder ein digitaler Einstiegsguide können dabei unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, offene Fragen zu klären und Unsicherheiten abzubauen.

Eine nachhaltige Integration internationaler Fachkräfte gelingt nur in einem Umfeld, das Offenheit, Wertschätzung und kulturelle Sensibilität lebt. Dazu gehört nicht nur ein herzliches Willkommen, sondern auch die bewusste Einbindung aller Mitarbeitenden.

• Sensibilisieren Sie Ihr Team für kulturelle Vielfalt und fördern Sie gegenseitiges Verständnis.
• Fördern Sie gegenseitiges Verständnis und eine offene Kommunikation mit Feedback-Kultur.
• Klären Sie in Ihrem Unternehmen die Zuständigkeiten für Onboarding, Integration und Begleitung.
• Achten Sie auf kulturelle Besonderheiten, z. B. bei Feiertagen, und individuelle Bedürfnisse.
• Unterstützen Sie das neue Teammitglied bei der Wohnungssuche und anderen ersten Schritten.
• Beziehen Sie dabei auch mitreisende Familienangehörige ein, helfen Sie bei der Suche nach einem Betreuungsplatz oder beim Aufbau sozialer Kontakte.
• Stellen Sie wichtige Informationen auch in Englisch oder in der Muttersprache Ihrer neuen Beschäftigten bereit.
• Planen Sie die sprachliche Weiterbildung und berufliche Entwicklung als Teil einer langfristigen Perspektive.

Weitere Informationen und Tipps finden Sie unter Willkommenskultur im Unternehmen und Interkulturelle Kompetenzen im Team.

Ein gutes Mentoring stärkt nicht nur neue Beschäftigte, sondern auch die Willkommenskultur im Team. Stellen Sie dem neuen Teammitglied eine erfahrene Kollegin oder einen Kollegen zur Seite, idealerweise mit interkultureller Kompetenz. Diese Person begleitet den Einstieg und unterstützt bei Alltagsfragen, Behördengängen oder der Wohnungssuche.

Binden Sie die Mentorenrolle frühzeitig ein und definieren Sie die Aufgaben klar. Planen Sie dafür ausreichend Zeit im Arbeitsalltag ein.

Die Mentorin oder der Mentor sollte in jedem Fall freiwillig und engagiert unterstützen. Auch wenn der Anreiz nicht allein in materiellen Vorteilen liegen sollte, kann ein Ausgleich für den zusätzlichen Aufwand sinnvoll sein. Falls sich intern keine geeignete Person findet, kann auf externe Integrationsbegleitungen zurückgegriffen werden. Informieren Sie sich bei Ihrem regionalen Welcome Center.

Mentoring-Schulungen helfen, interkulturelle Kompetenzen aufzubauen, z. B. mit diesen Angeboten:

• Betrieblicher Integrationsmanager - Wirtschaft für ein Weltoffenes Sachsen e. V. und IHK
• Welcome-Coach - Welcome Center Erzgebirge
• Mentoring-Programm zur Integration ausländischer Fachkräfte - Landkreis Mittelsachsen

Bereiten Sie den Arbeitsplatz rechtzeitig vor – idealerweise inklusive eines kleinen Willkommensgrußes, z. B. mit einer regionalen Spezialität oder persönlichen Nachricht. Stellen Sie eine Informationsmappe bereit, um Orientierung zu geben.

Inhalte der Willkommensmappe können sein:

• Zum Unternehmen: Ansprechpersonen, Organigramm, Abläufe, feste Termine, Regeln, Vorstellung des Teams, Hinweise zu Team-Events

• Zum Lebensumfeld: Wohnungssuche, Kita/Schule, medizinische Versorgung, Öffnungszeiten von Supermärkten

• Praktische Hinweise: ÖPNV, Kontoeröffnung, Krankenversicherung, Behördenkontakte, Fahrerlaubnisregelungen

• Freizeit: Kulturelles, Communities und Vereine vor Ort, Sportangebote

Viele sächsische Städte und Regionen stellen eine Willkommensbroschüre mit wichtigen Anlaufstellen zur Verfügung.

Eine ausfüllbare Vorlage für eine Willkommensmappe finden Sie auf der Website von Make it in Germany.

In den ersten Arbeitstagen sollten Ihre neuen Mitarbeitenden eine verständliche Einführung in ihre Arbeitsumgebung und die notwendigen Arbeitsmittel erhalten. Auch Informationen zu den wichtigsten Abläufen im Arbeitsalltag – wie Kommunikationswege, Arbeitszeiten und Pausenregelungen – helfen dabei, sich schnell zurechtzufinden.

Neu: Informationspflicht für Arbeitgeber: Informieren Sie internationale Mitarbeitende aus Drittstaaten spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich über das kostenfreie Beratungsangebot „Faire Integration“ und geben Sie die Kontaktdaten der dem Arbeitsplatz nächstgelegenen Beratungsstelle weiter.

Ein strukturierter Einarbeitungsplan mit klaren Etappen sowie regelmäßige Feedback-Gespräche geben zusätzlich Sicherheit.

Die kulturelle Integration gelingt am besten durch persönliche Begegnungen, z. B. bei Team-Events, informellen Treffen oder interkulturellen Angeboten. So fühlt sich die neue Kollegin oder der neue Kollege von Anfang an gut aufgehoben und beginnt die neue Tätigkeit mit einem positiven Gefühl.